Три проверки преди подаване на проекта: как ЦКК изгражда качество и професионална отговорност
Интервю с Марияна Митева – мениджър „Европейско финансиране“ в Централна консултантска компания (ЦКК)
Подготовката на проект за европейско финансиране изисква много повече от попълване на формуляри. Зад всяко проектно предложение стоят анализи, експертни знания, финансови изчисления и отговорни решения.
В Централна консултантска компания е въведена система от три последователни вътрешни проверки, преди проектът да бъде входиран за оценяване.
Защо е необходим този контрол и каква е ролята на всеки специалист? Разговаряме с Марияна Митева, мениджър „Европейско финансиране“ в ЦКК.
Въпрос 1: Г-жо Митева, защо в ЦКК един проект преминава през три проверки, преди да бъде подаден?
Марияна Митева:
Защото качеството не трябва да зависи единствено от преценката на един човек.
Всеки проект има различни особености – допустимост на кандидата, инвестиционно намерение, финансови показатели, бюджет, документи и специфични изисквания на процедурата.
Затова сме организирали работата така, че проектното предложение да премине през три последователни нива на вътрешен контрол.
Първата проверка се извършва от експерта, втората – от ръководителя на офис, а третата – от финансовия анализатор.
Едва след приключването на тези проверки и отстраняването на установените несъответствия проектът е готов за подаване.
Въпрос 2: Какво включва първата проверка, която извършва експертът?
Марияна Митева:
Експертът носи основната отговорност за подготовката на проектното предложение.
Той трябва да познава условията на процедурата, да анализира дейността на кандидата и да провери дали планираната инвестиция отговаря на изискванията.
На този етап се проверяват:
Допустимостта на кандидата и инвестицията.
Съответствието с условията на процедурата.
Пълнотата и валидността на документите.
Правилното попълване на проектния формуляр.
Съответствието между бюджета, офертите и приложенията.
Спазването на приложимите срокове и изисквания.
Експертът не трябва просто да подготви документите. Той трябва да може професионално да обоснове всяка съществена част от проекта.
Въпрос 3: Каква е ролята на ръководителя на офис при втората проверка?
Марияна Митева:
Втората проверка е изключително важна, защото представлява допълнителен управленски контрол върху вече подготвения проект.
Ръководителят на офис разглежда цялостната разработка и проверява дали експертът е изпълнил необходимите изисквания.
Особено внимание се обръща на логическата последователност на проекта, съответствието между отделните документи и изпълнението на вътрешните стандарти за качество.
Целта е евентуалните пропуски да бъдат открити и отстранени, преди проектът да премине към финансовия анализ.
Това е и важна част от професионалното развитие на експертите, защото проверката създава възможност за обратна връзка и усъвършенстване на работата.
Въпрос 4: Какво представлява третата проверка от финансовия анализатор?
Марияна Митева:
Третото ниво на контрол е насочено към финансовата част на проектното предложение.
Финансовият анализатор проверява бюджета, финансовите показатели на кандидата, обосноваността на инвестицията и съответствието с финансовите условия на конкретната процедура.
Той анализира дали заложените разходи са допустими, правилно изчислени и подкрепени с необходимите документи.
Когато процедурата го изисква, се разглеждат и финансовият капацитет на кандидата, необходимото собствено участие и устойчивостта на инвестицията.
Това е самостоятелна професионална проверка, която допълва работата на експерта и ръководителя на офис.
Въпрос 5: Какво се случва, ако при някоя от трите проверки бъде установена грешка?
Марияна Митева:
Целта на вътрешния контрол е именно да открива пропуските, преди проектът да бъде подаден.
Когато се установи несъответствие, то трябва да бъде анализирано, коригирано и при необходимост проверено повторно.
Не разглеждаме проверките като формалност. Те са част от процеса на подготовка и отговорност към клиента.
По-добре е един проблем да бъде установен вътрешно, отколкото да бъде открит по време на официалното оценяване.
Въпрос 6: Означава ли това, че проектът се проверява от трима различни специалисти?
Марияна Митева:
Да, системата е организирана около три професионални роли с различни отговорности.
Експертът отговаря за подготовката и първоначалната проверка.
Ръководителят на офис осъществява втори контрол върху цялостното качество и съответствието с вътрешните стандарти.
Финансовият анализатор извършва специализирана финансова проверка.
Трите нива не се дублират механично. Те се допълват, като всеки специалист разглежда проекта от своята професионална перспектива.
Въпрос 7: Какво се случва след приключването на трите проверки?
Марияна Митева:
След като вътрешните проверки приключат успешно и всички установени несъответствия бъдат отстранени, проектното предложение може да бъде подадено чрез предвидената за съответната процедура система.
От този момент започва официалният процес на проверка и оценяване от компетентния орган.
Важно е да се прави разлика между нашия вътрешен контрол и независимата оценка на проектното предложение.
Решението за одобрение или отказ се взема от компетентните органи съгласно правилата на конкретната процедура.
Въпрос 8: Гарантират ли трите проверки, че проектът ще бъде одобрен?
Марияна Митева:
Не. Одобрението зависи от условията на процедурата, оценката на компетентния орган, наличния бюджет, конкуренцията между кандидатите и други приложими фактори.
Ние не можем да гарантираме решение, което не зависи от нас.
Това, което можем да направим, е да изградим последователна система за подготовка и контрол, чрез която да ограничаваме риска от пропуски.
Нашата отговорност е да предоставяме качествена, професионално обоснована консултантска услуга.
Въпрос 9: Как тази система допринася за развитието на служителите на ЦКК?
Марияна Митева:
Това е един от най-важните аспекти на организацията ни.
Когато експертът знае, че работата му ще бъде прегледана от ръководител и финансов анализатор, той има възможност да получава професионална обратна връзка.
По този начин служителите развиват аналитично мислене, внимание към детайлите, финансова грамотност и умения за работа в екип.
Вярвам, че силният експерт се изгражда чрез знания, практика, отговорност и постоянна обратна връзка.
Въпрос 10: Какво бихте казали на клиентите, които избират консултант за европейско финансиране?
Марияна Митева:
Бих ги посъветвала да се интересуват не само от опита на консултантската компания, но и от начина, по който тя организира подготовката и проверката на проектите.
Важно е да знаят кой подготвя документацията, кой я проверява и как се управляват рисковете от грешки.
В ЦКК поставяме акцент върху професионалната специализация, последователния контрол и отговорността на всеки участник в процеса.
За нас добрата консултантска услуга започва много преди подаването на проектното предложение.
Заключение
Три проверки. Три професионални отговорности. Една обща цел – качествено подготвен проект.
В Централна консултантска компания подготовката на проектните предложения преминава през последователен вътрешен контрол:
1. Експерт – анализира инвестицията, проверява допустимостта и подготвя проектната документация.
2. Ръководител на офис – извършва втори контрол върху цялостната разработка и съответствието с вътрешните стандарти.
3. Финансов анализатор – проверява бюджета, финансовата обосновка и допустимостта на разходите.
След приключването на трите проверки проектното предложение е готово за подаване към компетентния орган.
Централна консултантска компания – Силата на професионализма.