„Трябваха ни 200 души за 4 милиона документа. Изкуственият интелект свърши работата за 20 дни.“
Как AI и автоматизацията променят икономиката на бизнеса? Реален пример, споделен от ръководството на Централна консултантска компания (ЦКК).
Интервю за ЦКК AI & Technology
Представете си следната ситуация.
Една компания трябва да обработи 4 милиона документа. Срокът е кратък, задачата е мащабна, а първоначалната оценка на мениджъра е, че за изпълнението ѝ ще бъдат необходими около 200 души.
Това означава подбор, назначаване, обучение, организация, контрол и значителни разходи.
Но вместо да се изгражда временен екип от стотици служители, се използва автоматизирано решение.
Според предоставената информация AI ботът приключва обработката за 20 дни.
Този случай поставя въпрос, който все повече собственици и управители трябва да си задават:
„Преди да назначим още хора, проверихме ли дали работата може да бъде автоматизирана?“
Въпрос 1: Какво толкова може да помогне изкуственият интелект на бизнеса?
Отговор:
Ще ви дам един конкретен пример, който много добре показва защо смятам, че бизнесът трябва да промени начина си на мислене.
Вчера мой мениджър ми съобщи:
„Шефе, трябва да обработим 4 милиона документа.“
Попитах я:
„Добре, какво ти трябва, за да приключиш задачата в планирания срок?“
Отговорът беше:
„Около 200 човека.“
Тук идва интересната част.
Тези 200 души не могат просто да се появят на следващия ден. Трябва да бъдат намерени, назначени, обучени и организирани.
За да спазим графика, подготовката на подобен екип би трябвало да започне значително по-рано.
Вместо това използвахме автоматизирано решение.
Ботът обработи 4 милиона документа за 20 дни.
Точно тогава човек разбира, че изкуственият интелект не е просто модерна технология. Той може да промени начина, по който организираме и изпълняваме мащабни бизнес задачи.
Въпрос 2: Какво означава обработката на 4 милиона документа за 20 дни?
Отговор:
Нека погледнем мащаба.
Четири милиона документа за двадесет дни означава средно 200 000 документа дневно.
Това е огромен обем информация.
При ръчна обработка трябва да организирате хора, работни места, достъп до системи, обучение, контрол и проверка на резултатите.
При автоматизираната обработка основното предизвикателство е различно.
Трябва да изградите правилния технологичен процес, да определите какви данни се извличат, как се обработват, как се откриват грешките и как се проверява качеството.
Разбира се, обработен документ не означава непременно документ, преминал успешно всички проверки. Затова качеството на резултатите е толкова важно, колкото и скоростта.
Но когато една технология може да обработва подобен обем информация, възможностите за бизнеса се променят съществено.
Въпрос 3: Колко би струвало на една компания да наеме 200 души?
Отговор:
Точно тук започва икономическият анализ.
Много работодатели мислят за разходите за персонал основно през заплатата.
Но реалният разход е по-голям.
Имате възнаграждения, работодателски осигуровки, подбор, обучение, управление, работни места, техника и контрол.
Нека направим условна сметка.
Ако приемем, че един служител струва на работодателя общо 2 000 евро месечно, тогава:
200 служители × 2 000 евро = 400 000 евро месечно.
За два месеца това са 800 000 евро.
И тази сума не включва непременно всички допълнителни разходи за организация, подбор, оборудване и управление.
Това е примерен сценарий, а не действителна калкулация за конкретния проект.
Сега си представете, че вместо да изграждате толкова голям временен екип, можете да автоматизирате значителна част от работата.
Тогава въпросът вече не е само колко струва технологията.
Въпросът е колко струва на бизнеса да продължава да изпълнява автоматизируеми задачи по стария начин.
Въпрос 4: А колко струва един AI бот?
Отговор:
Няма една универсална цена.
Зависи от това какво трябва да прави системата.
Едно е ботът да класифицира документи. Друго е да извлича информация от тях, да я сравнява с други бази данни, да проверява несъответствия и да я въвежда в корпоративни системи.
Разходите могат да включват разработка, интеграции, инфраструктура, обработка на данни, лицензии, поддръжка, контрол на качеството и човешка проверка.
Затова винаги трябва да сравняваме пълната цена на автоматизацията с пълната цена на съществуващия процес.
Ако една компания инвестира в решение, което може да използва многократно, икономическият ефект може да бъде още по-значителен.
Но не бих обещал конкретна икономия, преди да сме изчислили реалните разходи и проверили резултатите.
Въпрос 5: Означава ли това, че 200 души могат да бъдат заменени от един бот?
Отговор:
Не бих го формулирал толкова категорично.
В конкретния случай имаме първоначална управленска оценка за необходимост от около 200 души и автоматизирано изпълнение на задачата за 20 дни.
Това не означава, че един бот може да замени 200 специалисти във всяка дейност.
Означава, че определени процеси могат да бъдат организирани по коренно различен начин.
Хората остават необходими за анализ, контрол, вземане на решения, управление на изключенията и професионална отговорност.
Но защо трябва висококвалифициран специалист да прекарва часове в повтарящи се действия, ако технологията може да ги изпълнява по-бързо и с проверимо качество?
Целта не е просто да заменим човека. Целта е да премахнем ненужната ръчна работа и да използваме човешките знания там, където създават най-голяма стойност.
Въпрос 6: Кои компании могат да спечелят най-много от подобна автоматизация?
Отговор:
Особено голям потенциал има в предприятията, които ежедневно обработват значителни обеми информация.
Например счетоводни компании, производствени предприятия, дистрибутори, търговци на едро, логистични организации, финансови отдели и големи административни структури.
Представете си компания, която всеки месец обработва хиляди фактури, складови документи, договори и отчети.
Или предприятие, в което служителите ежедневно прехвърлят информация между различни системи.
В тези процеси може да има значителен потенциал за автоматизация.
Но първо трябва да се анализира конкретната дейност.
Не всяка задача е подходяща за AI и не всяка автоматизация е икономически оправдана.
Въпрос 7: Каква е разликата между обикновения софтуер, роботизацията и изкуствения интелект?
Отговор:
Това е много важен въпрос.
Класическата софтуерна автоматизация изпълнява предварително зададени действия.
RPA технологията може да имитира определени действия на потребител в различни информационни системи.
Изкуственият интелект добавя възможности за анализ и обработка на информация, включително текстове и документи с различна структура.
Когато тези технологии се комбинират правилно, можем да изграждаме автоматизирани процеси, които изпълняват последователни задачи, обработват информация и насочват сложните случаи към специалист.
Именно тази комбинация е особено интересна за бизнеса.
Не говорим само за чатбот, който отговаря на въпроси.
Говорим за технология, която може да участва в реален работен процес.
Въпрос 8: Защо според Вас толкова много компании все още не използват подобни решения?
Отговор:
Защото много организации са свикнали да решават проблемите си чрез назначаване на допълнителни хора.
Имат повече документи – назначават още служители.
Имат повече поръчки – увеличават администрацията.
Имат повече проверки – разширяват контролния отдел.
Понякога това е напълно правилно.
Но понякога проблемът не е в недостатъчния брой служители.
Проблемът е в начина, по който е организирана работата.
Преди да увеличим персонала, трябва да се запитаме дали можем да подобрим процеса.
Това е една от най-важните управленски промени, които изкуственият интелект може да предизвика.
Въпрос 9: Какво трябва да направи собственикът на бизнес, който иска да започне с AI автоматизация?
Отговор:
Не бих го посъветвал да започва с покупката на скъпа технология.
Бих го посъветвал да започне с анализ.
Първо трябва да установи кои процеси отнемат най-много време.
След това да изчисли колко струват те.
Трябва да се провери колко служители участват, какви действия изпълняват, колко грешки възникват и какви са изискванията за качество.
Следва оценка дали процесът може да бъде автоматизиран.
И едва тогава се избира подходящата технология.
Най-голямата грешка е да купиш изкуствен интелект, преди да си разбрал какъв бизнес проблем искаш да решиш.
Въпрос 10: Каква е ролята на ЦКК AI & Technology в този процес?
Отговор:
Нашата посока е да съчетаваме познаването на бизнес процесите с възможностите на изкуствения интелект, софтуерната автоматизация и системните интеграции.
Искаме да помагаме на предприятията да идентифицират процеси, при които технологиите могат да създадат измерима стойност.
За нас не е достатъчно едно AI решение да изглежда впечатляващо.
То трябва да има конкретна функция, да работи надеждно и да може да бъде оценено спрямо разходите и резултатите.
Една технология трябва да решава бизнес проблем.
А не да създава нов.
Въпрос 11: Какъв е най-важният урок от случая с четирите милиона документа?
Отговор:
Че понякога най-голямото ограничение пред развитието на една компания не е липсата на хора.
То е липсата на нов подход към работата.
Когато мениджърът ми каза, че са необходими 200 души, това беше оценка, основана на познатия начин за изпълнение на задачата.
Но когато разгледахме възможността за автоматизация, се появи съвсем различно решение.
И точно това е бъдещето, което виждам.
Не бизнес, който просто назначава повече хора.
А бизнес, който организира работата си по-интелигентно, използва технологиите разумно и развива уменията на своите служители.
Защото конкурентното предимство на бъдещето няма да бъде само в това колко хора работят за вас. Ще бъде и в това какво могат да постигнат тези хора с правилните технологии.
Заключение: Преди да наемете още 200 души, анализирайте процеса
Историята с четирите милиона документа показва потенциала на автоматизацията при мащабни и повтарящи се задачи.
Тя не доказва, че изкуственият интелект може да замени определен брой служители във всяка компания.
Но поставя изключително важен управленски въпрос:
„Колко от дейностите, за които днес наемаме хора, могат да бъдат изпълнявани по-ефективно чрез технологии?“
Бизнесът, който намери отговора, може да освободи ресурси за развитие, нови продукти, по-качествено обслужване и по-висока производителност.
ЦКК AI & Technology
Технологии днес. По-успешен бизнес утре.