При подготовката на инвестиционен проект един от първите практически въпроси е:
„Колко оферти трябва да съберем за машината?“
Най-често следва и предположението:
„За европейски проект трябват три оферти.“
Това обаче не е универсално правило.
При една процедура могат да бъдат необходими най-малко три съпоставими независими оферти. При друга определен разход може да бъде обоснован с минимум две индикативни оферти или други допустими източници на информация. При трета, когато има определени референтни разходи, може да бъде приложим различен подход, включително представяне на една оферта при конкретно определени условия. Такива различия се срещат в официалните условия и оценителни таблици, публикувани в ИСУН.
Затова правилният въпрос не е:
„Колко оферти се изискват по европроект?“
а:
„Как конкретната процедура изисква да бъде определена и доказана стойността на този конкретен разход?“
Защо изобщо се събират оферти?
При кандидатстване предприятието трябва да определи стойността на планираната инвестиция.
Да приемем, че проектът включва:
CNC обработващ център – 1 бр.
Не е достатъчно кандидатът просто да реши:
„Ще заложим 300 000 лв.“
Трябва да има основание, върху което е определена тази прогнозна стойност.
В зависимост от правилата на процедурата това може да бъде доказвано чрез оферти, договори, фактури, пазарни проучвания, интернет източници, референтни стойности или други изрично допустими източници.
Например по процедура в ИСУН от кандидатите се изисква финансова обосновка, като за определяне на прогнозната стойност са допустими различни източници – два договора със сходен предмет, две фактури или платежни документи, минимум две индикативни оферти или две интернет хипервръзки.
Следователно офертата при кандидатстване често има една много конкретна функция:
да подпомогне доказването, че заложената стойност на инвестицията е реалистична и обоснована.
Офертата при кандидатстване не трябва автоматично да се приравнява на избор на доставчик
Това разграничение е особено важно.
Получаването на индикативна оферта при подготовката на проекта може да служи за:
проучване на пазара;
определяне на прогнозна стойност;
проверка на техническата реализуемост;
финансова обосновка на разхода.
Това не означава непременно, че с получаването на тази оферта предприятието вече е избрало бъдещия доставчик.
В официално разяснение по процедура в ИСУН изрично е посочено, че източниците на информация при кандидатстване служат за доказване на съответствието на разхода с реалните пазарни цени и на този етап не са обвързани с поемане на задължение.
След одобрението на проекта може да бъде приложим отделен ред за избор на изпълнител.
Затова трябва да разграничаваме:
ОФЕРТИ ЗА ПОДГОТОВКА И ОБОСНОВКА НА ПРОЕКТА
от
ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПРИ ИЗБОР НА ИЗПЪЛНИТЕЛ.
Те могат да бъдат част от различни етапи и да изпълняват различна функция.
Кога могат да бъдат необходими три оферти?
Има процедури, при които условията изрично изискват:
най-малко три независими и съпоставими оферти.
Например в официална оценителна таблица в ИСУН е предвидено представянето на най-малко три съпоставими независими оферти, заедно с отправените от кандидата запитвания.
При друга процедура пазарното проучване с минимум три оферти се изисква за инвестиционни разходи, които не са включени в списък с референтни разходи.
Това обаче е изискване на конкретните правила, а не доказателство за общ принцип, че всеки проект задължително се подготвя с три оферти.
Кога могат да бъдат достатъчни две оферти?
При други процедури механизмът е различен.
Например при финансова обосновка по конкретна процедура кандидатът може да използва:
минимум две индикативни оферти
като един от допустимите начини за доказване на прогнозната стойност на даден разход.
При друга оценителна таблица се изискват най-малко две независими, съпоставими и конкурентни оферти за определена категория предварителни разходи.
Следователно правилото:
„Винаги трябва да намерим три доставчика“
може да бъде неправилно за конкретната процедура.
А възможно ли е да се изисква само една оферта?
Да, при определени процедури и при конкретно посочени условия.
Например официална оценителна таблица в ИСУН предвижда една независима оферта за определени разходи, когато те са налични в публикуван списък с активи, дейности и услуги, за които са определени референтни разходи.
В друга процедура се допуска една оферта, извлечение от каталог или интернет проучване за инвестиция, за която е посочен код на референтния разход, докато за разход без такъв код се изискват най-малко три оферти.
Това показва защо още преди събирането на оферти трябва да се установи:
Има ли приложима референтна стойност?
Какъв метод за определяне на разхода предвижда процедурата?
Референтна стойност и пазарно проучване не са едно и също
При някои процедури определени активи или дейности могат да бъдат включени в списък с референтни разходи.
Това променя начина, по който се определя или проверява стойността.
Например в официални условия в ИСУН е предвидено пазарно проучване с най-малко три оферти за разходи, които не са включени в списъка с референтни разходи.
Затова преди да се изпратят десетки запитвания към доставчици, трябва да бъде проверено:
Какъв режим се прилага към конкретния актив?
Това спестява време както на кандидата, така и на потенциалните доставчици.
Какво означава офертите да бъдат „съпоставими“?
Това е също толкова важно, колкото броят им.
Да приемем, че предприятието събира три оферти за CNC обработващ център.
Получава:
Оферта А: базова машина – 180 000 лв.
Оферта Б: машина + автоматизация + софтуер – 260 000 лв.
Оферта В: машина с различен работен диапазон и значително по-висок капацитет – 340 000 лв.
Формално има три документа.
Но може да няма три действително съпоставими предложения.
За да може цените да бъдат сравнени смислено, предложенията трябва да отговарят на една и съща или достатъчно сходна техническа необходимост.
Затова първо трябва да бъде определено:
какво оборудване е необходимо и какви са минималните му технически и функционални характеристики.
Едва след това се събират предложения за него.
Техническата спецификация трябва да предхожда офертите
Това е пряката връзка с предходната ни статия.
Неправилната последователност е:
1. Получаваме три различни оферти.
2. Виждаме какви машини предлагат.
3. Опитваме се да намерим общи характеристики между тях.
По-добрият подход е:
1. Анализираме производствената необходимост.
2. Определяме минималните технически и функционални характеристики.
3. Подготвяме еднакво задание или запитване.
4. Изпращаме го до независими потенциални доставчици, когато процедурата изисква оферти.
5. Получаваме предложения за съпоставимо оборудване.
Така сравняваме:
една потребност → едни изисквания → различни пазарни предложения.
Защо еднаквото запитване е важно?
Представете си, че към три доставчика са изпратени три различни запитвания.
На първия е поискано:
CNC машина.
На втория:
CNC машина с автоматична смяна на инструментите и софтуер.
На третия:
автоматизирана CNC клетка с робот.
Получените цени естествено ще бъдат различни.
Но причината може да не е пазарът.
Причината е, че кандидатът е поискал три различни инвестиции.
Затова при изискване за съпоставими оферти запитването трябва да позволява на потенциалните доставчици да предложат решения за една и съща техническа необходимост.
Какво трябва да съдържа една оферта?
Отговорът отново се определя от конкретната процедура.
Не трябва да се използва един универсален списък.
В официални процедури в ИСУН например се срещат изисквания офертите да съдържат информация като:
наименование на оферента;
дата на издаване;
срок на валидност;
техническа спецификация;
цена;
ДДС;
подпис и други изрично определени реквизити.
При други процедури съдържанието може да бъде различно.
Следователно още при изпращане на запитването трябва да бъде проверено какъв документ ще бъде признат като допустим източник за конкретната процедура.
Най-ниската оферта ли трябва винаги да бъде избрана?
Не трябва да се приема автоматично, че всяка процедура задължително изисква кандидатът винаги да използва най-ниската получена цена.
Това също зависи от конкретните правила.
Има процедури, при които, ако кандидатът не избере най-ниската оферта, трябва да представи писмена обосновка на мотивите за избора. Това е изрично посочено например в официални разяснения в ИСУН.
Практически това означава, че изборът на по-скъпо предложение не трябва да се обосновава с:
„Тази марка ни харесва повече.“
Трябва да има обективна причина, допустима според условията на конкретната процедура.
Най-ниска цена не означава автоматично най-подходяща машина
Да разгледаме условен пример.
Предприятието е определило минимална производителност:
100 изделия/час.
Получени са три предложения:
| Оферта | Производителност | Цена |
|---|---|---|
| А | 80 бр./час | 180 000 лв. |
| Б | 105 бр./час | 205 000 лв. |
| В | 120 бр./час | 230 000 лв. |
Оферта А е най-евтина.
Но тя не покрива минималната техническа необходимост.
Следователно не трябва механично да се сравняват само трите цени.
Първият въпрос е:
„Отговаря ли предложението на техническите изисквания?“
Едва след това:
„Каква е цената?“
Точно затова техническата спецификация и финансовата обосновка не трябва да се подготвят независимо една от друга.
Какво означава „независими оферти“?
Когато условията използват изрично това понятие, кандидатът трябва да спази определения от процедурата стандарт.
Не е достатъчно просто да има три PDF файла с различни лога.
При подготовката трябва да се проверят както изискванията към оферентите, така и евентуалните правила за свързаност, конкурентност, съдържание и начина на провеждане на пазарното проучване.
Затова при съмнение не трябва да се правят предположения.
Проверяват се:
Условията за кандидатстване;
приложенията към тях;
официалните въпроси и отговори по процедурата;
конкретните критерии за административно съответствие и допустимост.
Как се определя стойността, която влиза в бюджета?
Това също не трябва да се решава по навик.
Не е универсално вярно, че винаги се взема:
най-ниската цена;
средната цена;
или
най-високата цена.
Начинът за определяне на стойността следва конкретните правила на процедурата.
Например в официално разяснение в ИСУН е посочено, че стойността в бюджета трябва да съответства на стойността в документите, с които е обоснован разходът, а при избор, различен от най-ниската оферта, се изисква писмена обосновка.
При друга процедура прогнозната стойност се доказва чрез финансова обосновка и допустими източници на информация.
Следователно:
офертите предоставят пазарната информация, но конкретните условия определят как тя се използва в бюджета.
Какво става, ако офертите са в евро?
Тук отново трябва да се следват правилата на конкретната процедура.
В официални оценителни таблици се срещат изрични изисквания цената в офертата да бъде определена в левове или евро и да бъде посочен ДДС.
При подготовката трябва да се провери:
в каква валута се попълва бюджетът;
как се извършва преизчисляването, ако е необходимо;
как се третира ДДС;
коя стойност трябва да бъде въведена в ИСУН.
Не трябва да се използва произволен валутен курс или метод за преобразуване.
Какво става, ако офертата изтече преди одобрението на проекта?
Това е напълно реална ситуация.
Оценката на един проект може да продължи по-дълго от срока на валидност на индикативната оферта.
Затова трябва да се разграничат:
офертата като доказателство за пазарна стойност към момента на подготовката
и
бъдещото придобиване на оборудването след одобрението.
Конкретните условия могат да поставят изисквания и относно датата или периода, в който са събрани източниците. Например при една процедура официалните разяснения изискват запитването и двете индикативни оферти да са получени не по-рано от шест месеца преди кандидатстването.
Това не е универсален шестмесечен срок.
То е още един пример защо всяка процедура трябва да се проверява самостоятелно.
Може ли оферта от подготовката на проекта да доведе до договор?
Не трябва автоматично да се предполага нито „да“, нито „не“.
На етап кандидатстване индикативната оферта може да има само функцията да обоснове стойността.
След одобрението може да е необходимо да бъде проведен отделен избор на изпълнител според приложимите правила.
В определена официална процедура управляващият орган дори изрично разяснява, че юридическо лице, представило индикативна оферта при финансовата обосновка, не е само поради това обстоятелство ограничено да бъде изпълнител впоследствие.
Но това не трябва да се превръща в универсално правило за всяка процедура.
Винаги трябва да се проверява приложимият режим за конкретния проект.
Практически пример
Предприятие планира закупуването на:
Лазерна машина – 1 бр.
Ориентировъчен бюджет:
400 000 лв.
Преди да започне да събира оферти, екипът трябва да извърши следната проверка.
1. Какво изисква процедурата?
Например:
Изискват ли се оферти?
Колко?
Има ли референтна стойност?
Допустими ли са други източници?
2. Каква машина реално е необходима?
Определят се минималните технически и функционални характеристики.
3. Какво трябва да съдържа запитването?
То трябва да позволява получаването на съпоставими предложения.
4. До кои доставчици ще бъде изпратено?
Проверяват се приложимите изисквания към оферентите.
5. Какво е получено?
Проверява се:
техническо съответствие;
комплектовка;
количество;
цена;
ДДС;
срок на валидност;
другите задължителни реквизити.
6. Как ще бъде определена бюджетната стойност?
Използва се методът, предвиден в конкретните условия.
Това е значително по-надежден подход от:
„Нека съберем три оферти, защото така се прави по европроекти.“
Най-честите грешки при събирането на оферти
Една от най-честите е да се съберат три документа само заради броя.
Друга е трите оферти да описват различно оборудване.
Среща се и обратният проблем – първо се избира конкретна машина, а след това се търсят още две предложения единствено за да се създаде формално сравнение.
Проблем може да възникне и когато:
офертата не съдържа необходимите реквизити;
техническите характеристики не съответстват на спецификацията;
количеството е различно;
комплектовката не съвпада;
цената в бюджета не може да бъде проследена до представените източници;
използвана е оферта извън допустимия период, когато процедурата определя такъв;
не е представено изискваното запитване;
не е обоснован изборът на по-висока цена, когато условията изискват това.
Затова офертите трябва да бъдат проверявани преди подаването, а не просто да бъдат приложени към проекта.
Какво трябва да проверите преди кандидатстване?
Практическата последователност е:
1. Проверете Условията за кандидатстване.
2. Проверете начина за определяне на прогнозната стойност.
3. Установете има ли референтни разходи или друг специален механизъм.
4. Определете колко и какви източници са необходими.
5. Подгответе техническата спецификация.
6. Подгответе еднакво и ясно запитване, когато се изисква.
7. Съберете необходимите предложения.
8. Проверете дали са независими и съпоставими съобразно правилата.
9. Сравнете техническото съдържание, а не само цената.
10. Определете бюджетната стойност по метода на конкретната процедура.
Това превръща събирането на оферти от административна задача в реално пазарно и финансово обосноваване на инвестицията.
Най-важният извод
На въпроса:
„Колко оферти са необходими за европейски проект?“
няма един универсален числов отговор.
В зависимост от конкретната процедура и вида на разхода могат да бъдат приложими различни правила – официалните примери в ИСУН показват режими с една, две или най-малко три оферти, както и процедури, допускащи други източници за определяне на прогнозната стойност.
Затова правилната последователност е:
ПРОЦЕДУРА
↓
КОНКРЕТЕН РАЗХОД
↓
МЕТОД ЗА ОПРЕДЕЛЯНЕ НА СТОЙНОСТТА
↓
ТЕХНИЧЕСКА СПЕЦИФИКАЦИЯ
↓
НЕОБХОДИМИ ОФЕРТИ / ДРУГИ ИЗТОЧНИЦИ
↓
ПРОВЕРКА ЗА СЪПОСТАВИМОСТ
↓
ОБОСНОВАН БЮДЖЕТ
Целта не е просто да бъдат събрани определен брой оферти.
Целта е предприятието да може да покаже, че планираната инвестиция е ясно определена, технически обоснована и остойностена съобразно правилата на конкретната процедура.
Подготвяте инвестиционен проект и трябва да определите стойността на оборудването?
Екипът на Централна Консултантска Компания (ЦКК) може да извърши анализ на приложимите изисквания за конкретната процедура, да структурира техническото задание и да провери съответствието между инвестиционното намерение, техническата спецификация, получените оферти и проектния бюджет.
За първоначален анализ подгответе:
наименование или код на процедурата;
описание на планираната инвестиция;
техническа спецификация, ако вече е изготвена;
получени оферти, ако има такива;
ориентировъчна стойност на инвестицията.
ЦКК – от идеята до успешната инвестиция.
cccinfo.bg