Как трябва да бъдат съпоставени офертите за оборудване при кандидатстване?

Когато конкретна процедура за европейско финансиране изисква няколко оферти за планирана инвестиция, задачата на кандидата не приключва със събирането на необходимия брой документи.

Следва по-важният въпрос:

Могат ли тези оферти действително да бъдат сравнени?

Три оферти за три машини не означават автоматично три съпоставими оферти.

Едната машина може да има различен капацитет.

Втората може да включва допълнителен софтуер.

Третата може да съдържа автоматизация, която липсва при останалите.

Едната цена може да включва доставка и монтаж, а другата – само оборудването.

Така формално са налице три предложения, но сравняването само на крайните им цени може да даде погрешен резултат.

Затова при подготовката на проекта трябва да се следва последователността:

ЕДНА ИНВЕСТИЦИОННА НЕОБХОДИМОСТ → ЕДНИ ТЕХНИЧЕСКИ ИЗИСКВАНИЯ → СЪПОСТАВИМИ ПРЕДЛОЖЕНИЯ → ОБОСНОВАНА СТОЙНОСТ.

Какво означава офертите да бъдат съпоставими?

Най-просто казано, съпоставими са предложения, които позволяват да бъде направено обективно сравнение за една и съща инвестиция.

В официални критерии в ИСУН се среща конкретно определение: при машини и оборудване съпоставимите оферти трябва да отговарят на запитването на кандидата и да съдържат еднотипни технически характеристики. Когато оборудването е съставено от различни съоръжения, критерият може да бъде свързан и с общия му капацитет.

Това не означава непременно:

еднаква марка;

еднакъв модел;

абсолютно еднакви числови показатели.

Означава, че предложенията трябва да решават една и съща техническа задача и да могат да бъдат сравнени по характеристиките, които са съществени за проекта.

Съпоставянето започва преди получаването на офертите

Това е един от най-важните практически принципи.

Ако предприятието първо събере три случайни предложения и едва след това започне да търси начин да ги сравнява, подготовката вече е започнала в неправилна последователност.

Преди изпращането на запитванията трябва да бъде определено:

Какъв актив е необходим?

Каква функция трябва да изпълнява?

Какви са минималните технически и функционални характеристики?

Какво количество е необходимо?

Каква комплектовка трябва да бъде включена?

След това потенциалните доставчици получават еднаква база, върху която да подготвят предложенията си.

Именно затова в редица процедури в ИСУН наред с офертите се изискват и отправените от кандидата запитвания.

Защо еднаквото запитване е толкова важно?

Да приемем, че предприятие планира да закупи CNC обработващ център.

До доставчик А изпраща:

„Моля за оферта за CNC обработващ център.“

До доставчик Б:

„Моля за CNC център с 4 оси, автоматична смяна на инструментите и CAD/CAM софтуер.“

До доставчик В:

„Моля за автоматизирана CNC клетка с робот.“

Получени са три оферти.

Но доставчиците реално са били помолени да остойностят различни технически решения.

Ако цените са:

180 000 лв.;

240 000 лв.;

320 000 лв.,

от тях не може да се направи надежден извод, че първият доставчик е най-евтин.

Той просто може да предлага значително по-различна конфигурация.

Затова правилната последователност е:

първо техническото задание → след това запитването → след това офертите → накрая сравнението.

Първа проверка: еднакъв ли е предметът на офертите?

Преди да се сравняват технически параметри и цени, трябва да се провери най-основното:

Всички предложения ли се отнасят до един и същ актив?

Например:

Спецификация:

Лазерна машина за рязане – 1 бр.

Оферта А:

Лазерна машина – 1 бр.

Оферта Б:

Лазерна машина + автоматизирана система за зареждане.

Оферта В:

Комплексна линия за лазерно рязане и автоматизиран склад.

Тук вече трябва да се установи какво точно представлява инвестицията по проекта.

Ако проектът е за една самостоятелна лазерна машина, сравняването ѝ с цяла автоматизирана линия няма да даде надеждна пазарна база.

Втора проверка: съответстват ли техническите характеристики?

След предмета идва техническото сравнение.

Да приемем, че техническата спецификация определя:

работна площ – минимум 3 000 × 1 500 mm;

лазерна мощност – минимум 6 kW;

обработвана дебелина – според определените проектни изисквания;

автоматични функции – определени в спецификацията.

Получените предложения трябва да бъдат проверени параметър по параметър.

Не е достатъчно всички документи да съдържат думите:

„машина за лазерно рязане“.

Може едната машина да е с 3 kW, другата с 6 kW, а третата с 12 kW.

Това вече поставя въпроса дали трите предложения са за технически решения от една и съща категория спрямо реалната необходимост.

Съпоставими не означава абсолютно еднакви

Тук е важно да избегнем и обратната крайност.

Ако техническата спецификация изисква:

работен ход X ≥ 1 000 mm

една оферта може да предлага:

1 020 mm

друга:

1 100 mm

а трета:

1 200 mm.

Това само по себе си не означава, че предложенията не могат да бъдат сравнявани.

И трите могат да покриват една и съща минимална необходимост.

Затова правилният въпрос е:

„Покрива ли всяко предложение изискването?“

а не:

„Имат ли трите машини абсолютно еднакви каталожни стойности?“

Този подход съответства и на официалното разбиране, че съпоставимостта се основава на основни технически функционалности и параметри, а не непременно на идентичност на всяка характеристика.

Най-практичният инструмент: сравнителна таблица

При по-сложно оборудване офертите не трябва да се сравняват „на око“.

Подгответе таблица.

Например:

Така веднага се вижда:

дали всички оферти покриват минималните изисквания;

къде има разлики;

дали комплектовката е еднаква;

каква е цената на съпоставимото решение.

Това е много по-надеждно от сравнение само по:

модел → доставчик → крайна цена.

Първо техническо съответствие, след това цена

Това е ключово правило.

Да приемем:

Минимална необходима производителност:

100 бр./час.

Получени предложения:

Оферта А – 75 бр./час – 150 000 лв.

Оферта Б – 105 бр./час – 190 000 лв.

Оферта В – 115 бр./час – 205 000 лв.

А е най-евтина.

Но ако минималната производителност от 100 бр./час е обоснована и заложена в техническите изисквания, А не покрива тази необходимост.

Следователно тя не трябва механично да се използва като аргумент:

„Пазарната цена на необходимата машина е 150 000 лв.“

Това е цена на машина с друг капацитет.

Правилната последователност е:

ТЕХНИЧЕСКО СЪОТВЕТСТВИЕ

↓

СЪПОСТАВИМОСТ

↓

ЦЕНОВО СРАВНЕНИЕ.

Проверете комплектовката

Това е една от най-честите причини за големи разлики между офертите.

Например:

Оферта А – 200 000 лв.

Машина.

Оферта Б – 225 000 лв.

Машина + софтуер + транспорт + монтаж.

Оферта В – 240 000 лв.

Машина + софтуер + транспорт + монтаж + обучение + допълнителен модул.

Може да изглежда, че А е значително по-евтина.

Но ако към нея впоследствие трябва да бъдат добавени транспорт, монтаж, софтуер и необходим модул, реалната разлика може да бъде много по-малка.

Следователно трябва да се сравнява:

какво точно получава предприятието срещу посочената цена.

Проверете допълнителното оборудване

Една машина може да бъде оферирана с:

подаващо устройство;

компресор;

аспирация;

чилър;

софтуер;

работна станция;

инструментална екипировка;

робот;

система за автоматично зареждане;

други компоненти.

Трябва да бъде установено:

Необходими ли са тези компоненти за функционирането на инвестицията?

Включени ли са в техническата спецификация?

Включени ли са във всички оферти?

Включени ли са в проектния бюджет?

Ако допълнителен компонент присъства само в една оферта, крайните цени вече не трябва да се сравняват без допълнителен анализ.

Проверете софтуера

При модерното производствено оборудване софтуерът може да представлява значителна част от стойността.

Трябва да се установи:

дали е включен;

какъв тип лиценз е;

за какъв период;

дали е необходим за функционирането на машината;

дали включва допълнителни модули;

дали останалите предложения включват аналогична функционалност.

Например:

Оферта А – машина + постоянен лиценз

и

Оферта Б – машина + едногодишен софтуерен абонамент

не трябва да се приемат автоматично за идентични предложения само защото машините имат сходни характеристики.

Проверете доставката, монтажа и въвеждането в експлоатация

Цената може да бъде:

EXW / от завода;

с включен транспорт;

с включено разтоварване;

с включен монтаж;

с включено пускане;

с включено обучение.

Ако една оферта включва всички тези дейности, а друга не, крайните им стойности не са директно съпоставими.

Това е особено важно при:

тежки машини;

производствени линии;

оборудване със специализиран монтаж;

активи, изискващи настройка и тестове.

Затова сравнителната таблица трябва да съдържа и търговските условия, когато те влияят върху реалната стойност на инвестицията.

Проверете ДДС

Официални критерии в ИСУН показват, че при определени процедури офертите трябва изрично да съдържат цена в левове или евро с посочен ДДС.

При сравнението не трябва едната цена да бъде:

без ДДС

а другата:

с ДДС

и двете да бъдат поставени в една колона като равностойни.

Сравнителната база трябва да бъде еднаква.

Същевременно допустимостта на ДДС като разход по проекта е отделен въпрос и трябва да се проверява според конкретната процедура и статута на кандидата.

Проверете валутата

Същият проблем възниква при:

лева;

евро;

или друга валута, когато е допустима.

Не трябва просто да бъдат записани:

195 000 EUR;

210 000 лв.;

180 000 EUR

и да се сравняват числата.

Необходимо е стойностите да бъдат приведени към една и съща база съгласно приложимите правила.

Проверете срока на валидност и датата

Офертата е документ към определен момент.

В редица официални процедури се изисква тя да съдържа:

дата на издаване;

срок на валидност.

В конкретни критерии се среща и изискване представените оферти да бъдат актуални към датата на подаване на проектното предложение.

Това отново показва защо не трябва автоматично да се използва оферта от стар проект или пазарно проучване, извършено значително по-рано.

Проверява се конкретната процедура.

Какво става, ако една оферта не покрива техническата спецификация?

Това е важна ситуация.

Да приемем:

Техническо изискване:

товароносимост ≥ 2 000 kg.

Оферта А:

2 000 kg.

Оферта Б:

2 500 kg.

Оферта В:

1 500 kg.

В не покрива изискването.

Следователно трябва да бъде анализирано дали тя изобщо може да бъде използвана като съпоставимо предложение по правилата на конкретната процедура.

При официалното определение, което разгледахме, съпоставимите оферти трябва да отговарят на запитването на кандидата.

Затова събирането на три документа, от които само два отговарят на запитването, не трябва автоматично да се приема за изпълнение на изискване за три съпоставими оферти.

А ако една машина е значително по-добра?

Да приемем, че минимумът е:

100 бр./час.

Предложенията са:

А – 105;

Б – 110;

В – 250.

Технически и трите могат да покриват минималното изискване.

Но при В трябва да се зададе допълнителен въпрос:

Сравняваме ли все още оборудване от една и съща икономическа и техническа категория?

Машина с над два пъти по-голям капацитет може да има:

различна конструкция;

различно предназначение;

друга степен на автоматизация;

значително различна цена.

Затова съпоставимостта не трябва да се свежда до:

„Всички покриват минимума.“

Трябва да се оцени и дали предложенията реално представляват разумни алтернативи за една и съща инвестиционна потребност.

Марката не е критерий за съпоставимост

Например:

Оферта А – производител X;

Оферта Б – производител Y;

Оферта В – производител Z.

Различните марки сами по себе си не правят офертите несъпоставими.

Това е и смисълът на пазарното проучване – да бъдат сравнени различни пазарни решения.

Фокусът трябва да остане върху:

функция;

основни технически параметри;

капацитет;

комплектовка;

търговски условия;

цена.

Най-ниската цена идва след техническия анализ

В някои процедури при избор на предложение, което не е с най-ниската цена, се изисква писмена обосновка за мотивите на кандидата. Такива изисквания са видими в официални критерии в ИСУН.

Това обаче не означава:

„Най-евтиният PDF автоматично определя бюджета.“

Преди цената трябва да бъде установено дали предложението:

отговаря на запитването;

покрива техническите характеристики;

има необходимата комплектовка;

представлява съпоставима инвестиция.

Едва тогава ценовото сравнение има смисъл.

Практически пример: три оферти за CNC център

Предприятието се нуждае от CNC обработващ център със следните условни минимални характеристики:

Работен ход X: ≥ 1 000 mm

Работен ход Y: ≥ 500 mm

Шпиндел: ≥ 10 000 rpm

Инструменти: ≥ 24

Количество: 1 бр.

Получени са:

Оферта А – 195 000 лв.

X: 1 020 mm
Y: 510 mm
Шпиндел: 12 000 rpm
Инструменти: 30
Доставка: включена
Монтаж: включен

Оферта Б – 208 500 лв.

X: 1 100 mm
Y: 550 mm
Шпиндел: 10 000 rpm
Инструменти: 24
Доставка: включена
Монтаж: включен

Оферта В – 185 000 лв.

X: 900 mm
Y: 500 mm
Шпиндел: 12 000 rpm
Инструменти: 30
Доставка: включена
Монтаж: включен

На пръв поглед В е най-евтина.

Но:

900 mm < изискваните 1 000 mm.

Следователно тя не покрива минималния работен диапазон.

Това е причината първата колона в сравнителния анализ да не бъде:

„Цена“

а:

„Съответства ли на техническата спецификация?“

Съпоставянето трябва да бъде документално проследимо

Добрата подготовка трябва да позволява на трето лице да проследи:

какво е поискал кандидатът;

какво е предложил всеки доставчик;

дали предложението покрива изискванията;

какво е включено в цената;

как е направено сравнението;

как е определена стойността в бюджета.

Затова документите трябва да образуват ясна последователност:

ТЕХНИЧЕСКА НЕОБХОДИМОСТ

↓

ТЕХНИЧЕСКА СПЕЦИФИКАЦИЯ

↓

ЗАПИТВАНЕ

↓

ОФЕРТА А / Б / В

↓

СРАВНИТЕЛЕН АНАЛИЗ

↓

ОБОСНОВКА НА СТОЙНОСТТА

↓

БЮДЖЕТ НА ПРОЕКТА

Ако някъде тази връзка се прекъсне, възникват въпроси.

Какво трябва да съдържа сравнителната таблица?

Няма универсална таблица, която задължително да е приложима към всички процедури.

Но за вътрешна проверка на проекта е полезно да се проследят поне следните групи показатели:

Предмет и количество – еднакъв ли е активът и броят?

Минимални технически характеристики – покрити ли са?

Функционалности – включени ли са необходимите функции?

Капацитет – съпоставим ли е?

Комплектовка – сравнява ли се едно и също съдържание?

Софтуер – включен ли е и при какви условия?

Доставка и монтаж – включени ли са?

Други необходими услуги – включени ли са?

Цена – на еднаква база ли е?

ДДС – еднакво ли е третиран?

Валута – съпоставима ли е?

Дата и валидност – отговарят ли на изискванията?

Други реквизити – изпълнени ли са условията на конкретната процедура?

Така сравнението става систематично, а не субективно.

Най-честата грешка: сравнява се цената, а не инвестицията

Три числа:

190 000

220 000

250 000

не представляват пазарно сравнение сами по себе си.

Преди тях трябва да стои:

какво получаваме срещу тези числа?

Ако първата оферта е за базова машина, втората за оборудвана машина, а третата за автоматизирана клетка, сравняваме три различни продукта.

Затова:

цената е последният елемент на сравнението, не първият.

Втората честа грешка: спецификацията се променя след получаването на офертите

Например първоначално е определено:

производителност ≥ 100 бр./час.

След това предпочитаният доставчик предлага:

85 бр./час.

И кандидатът променя спецификацията на:

≥ 80 бр./час

само за да може конкретната машина да бъде включена.

Това обръща инвестиционната логика.

Правилната последователност е:

реална необходимост → обоснован параметър → предложения, които го покриват.

Не:

предпочитана машина → адаптиране на проекта към нея.

Какво да проверите преди подаването?

Преди офертите да бъдат използвани за обосноваване на проектния бюджет, направете една последна контролна проверка:

Еднакъв актив ли сравняваме?

Еднакво количество ли е оферирано?

Изпратено ли е съпоставимо запитване?

Покрива ли всяка оферта минималните технически изисквания?

Съпоставим ли е капацитетът?

Еднаква ли е основната комплектовка?

Включени ли са необходимите софтуер, транспорт и монтаж?

Съпоставими ли са цените по отношение на ДДС и валута?

Изпълнени ли са изискванията за дата и валидност?

Съдържат ли офертите задължителните реквизити?

Може ли стойността в бюджета да бъде проследена до пазарното проучване?

И най-важното:

Изпълнени ли са конкретните изисквания на процедурата, по която се кандидатства?

Официалните критерии показват, че изискванията могат да бъдат много конкретни – от броя на офертите и тяхната независимост до техническото им съдържание, цената, ДДС, валидността и придружаващото запитване.

Най-важният извод

Съпоставянето на оферти не е сравняване на три цени. То е сравняване на три пазарни предложения за една и съща инвестиционна необходимост.

Правилната последователност е:

НЕОБХОДИМОСТ

↓

ТЕХНИЧЕСКА СПЕЦИФИКАЦИЯ

↓

ЕДНАКВА БАЗА ЗА ЗАПИТВАНЕ

↓

ТЕХНИЧЕСКА ПРОВЕРКА НА ОФЕРТИТЕ

↓

ПРОВЕРКА НА КОМПЛЕКТОВКАТА

↓

ПРОВЕРКА НА ТЪРГОВСКИТЕ УСЛОВИЯ

↓

ЦЕНОВО СРАВНЕНИЕ

↓

ОБОСНОВАНА ПРОГНОЗНА СТОЙНОСТ

Когато тази последователност е спазена, предприятието може ясно да аргументира не само колко струва планираната инвестиция, но и защо използваните оферти представляват надеждна пазарна база за нейното остойностяване.

Това е съществената цел на сравнението.

Не да се съберат формално няколко документа, а да се изгради проследима, технически последователна и финансова обоснована връзка между необходимостта на предприятието, оборудването и бюджета на проекта.

Подготвяте оферти за оборудване по проект?

Екипът на Централна Консултантска Компания (ЦКК) може да извърши предварителна проверка на инвестиционното намерение, техническата спецификация и получените предложения и да установи дали между тях има необходимата техническа и финансова съпоставимост спрямо изискванията на конкретната процедура.

За първоначален анализ подгответе:

техническата спецификация;
изпратеното запитване;
получените оферти;
описанието на инвестицията;
проектния бюджет или прогнозната стойност.

ЦКК – от идеята до успешната инвестиция.

cccinfo.bg