Когато едно предприятие реши да кандидатства за европейско финансиране, първият практически въпрос обикновено е:
„Какво всъщност трябва да подготвим?“
Често проектното предложение се възприема като формуляр, в който трябва да се опише каква машина, оборудване или друга инвестиция иска да закупи фирмата.
На практика проектът е много повече от списък с желаните активи.
Той трябва да представи по ясен и последователен начин:
кой кандидатства → какъв проблем или необходимост има → какво планира да направи → защо инвестицията е необходима → колко ще струва → как ще бъде изпълнена → какви резултати ще постигне.
Тези елементи трябва да бъдат свързани помежду си.
Официални методики за оценка в ИСУН например изрично проверяват дали има връзка между целите, дейностите и резултатите, дали дейностите са детайлно описани и дали допринасят за индикаторите по процедурата.
Затова доброто проектно предложение не е просто добре написан текст.
То е логически и финансово обоснован план за конкретна инвестиция, структуриран според правилата на съответната процедура.
Има ли един стандартен формуляр за всички европейски проекти?
Не трябва да се приема, че всички процедури изискват абсолютно еднакво съдържание.
Конкретните секции, полета, приложения и доказателства се определят от условията на съответната процедура и електронния формуляр за кандидатстване.
При различни процедури могат да бъдат необходими различни:
декларации;
финансови документи;
технически документи;
оферти;
обосновки;
разрешителни;
документи за собственост или право на ползване;
други специфични приложения.
Затова първата стъпка при подготовката не трябва да бъде:
„Да започнем да пишем проекта.“
А:
„Да установим какво точно изисква тази процедура.“
1. Основни данни за проектното предложение
Формулярът обичайно започва с основна информация за проекта.
В зависимост от процедурата това може да включва:
наименование на проекта;
място на изпълнение;
продължителност;
кратко описание;
цел или цели;
друга основна информация, необходима за идентифициране на инвестицията.
На пръв поглед това изглежда като административна част.
Но именно тук трябва още в началото да стане ясно:
Какво ще направи предприятието и защо?
Например твърдението:
„Проектът предвижда закупуване на ново оборудване.“
казва много малко.
По-информативната логика е:
съществуваща производствена необходимост → планирана инвестиция → промяна в производствения процес → очакван резултат.
Така още от основното описание оценяващият може да разбере логиката на инвестицията.
2. Информация за кандидата
Втората съществена част е самото предприятие.
Необходимо е да бъде установено не само кой е кандидатът, а дали той отговаря на изискванията на конкретната процедура.
В зависимост от програмата значение могат да имат:
размерът на предприятието;
икономическата дейност;
финансовите показатели;
периодът на осъществяване на дейност;
местоположението;
свързаните и предприятията партньори;
получени държавни или минимални помощи;
други специфични характеристики.
Част от тази информация може да се попълва във формуляра, друга да се декларира, а трета да бъде проверявана служебно или чрез приложени документи.
Затова информацията за кандидата не трябва да се разглежда като обикновено представяне на фирмата.
Тя е част от доказването на допустимостта и капацитета за изпълнение на проекта.
3. Описание на инвестиционното намерение
Това е една от най-важните части.
Тук трябва да бъде обяснено:
Какво точно ще бъде направено?
Но доброто описание не приключва с:
„Ще закупим една производствена машина.“
Трябва да се разбере защо тази машина е необходима.
Например:
Как се извършва процесът в момента?
Какъв проблем или ограничение съществува?
Къде възниква необходимостта от инвестицията?
Как новото оборудване ще бъде интегрирано в дейността?
Каква функция ще изпълнява?
Какъв резултат се очаква?
Така инвестицията се превръща от:
„искаме да купим машина“
в:
„имаме конкретна производствена необходимост и инвестицията е обосновано средство за нейното решаване“.
Точно на това ще бъде посветена и следващата статия от серията:
„Как се описва инвестиционното намерение така, че да бъде ясно и аргументирано?“
4. Цели на проекта
Всеки проект трябва да има цел.
Но целта не трябва просто да повтаря покупката.
Например:
„Целта е закупуване на машина.“
обикновено описва действието, а не резултата, който предприятието иска да постигне.
По-правилната логика е:
инвестиция → промяна → резултат.
В зависимост от конкретната процедура целта може например да бъде свързана с:
повишаване на производствения капацитет;
въвеждане на нов производствен процес;
подобряване на ресурсната ефективност;
дигитализация;
енергийна ефективност;
разширяване на стопанската дейност;
друг резултат, който съответства на целите на процедурата.
Ключовото условие е целта на проекта да бъде реална за предприятието и същевременно свързана с целта на финансиращата процедура.
В официални оценителни таблици се проверява именно дали целите са конкретни и реалистични и дали съответстват на целите на процедурата.
5. Дейности по проекта
Следва въпросът:
Как ще бъде постигната целта?
Това се описва чрез дейностите.
При инвестиционен проект за предприятие дейността може например да включва придобиване и въвеждане в експлоатация на определено оборудване, ако това е допустимо по конкретната процедура.
Но описанието трябва да показва повече от наименованието на актива.
Трябва да има ясна връзка:
дейност → начин на изпълнение → необходим ресурс → очакван резултат.
Официални методики действително проверяват дали дейностите са описани детайлно, включително начина за изпълнението им и резултатите от тях.
6. План за изпълнение
Проектът трябва да бъде не само желан, но и изпълним.
Затова се планира как дейностите ще бъдат реализирани във времето.
В зависимост от проекта това може да включва:
подготовка на избор на изпълнител;
провеждане на приложимата процедура за избор;
доставка;
монтаж;
тестване;
въвеждане в експлоатация;
други необходими действия.
Сроковете трябва да бъдат реалистични.
Официални критерии за оценка например проверяват дали периодът за всяка дейност е реалистичен, дали дейностите са логически последователни и дали изпълнението им е разумно разпределено във времето.
Следователно графикът не трябва да бъде попълван механично.
Ако производството, доставката и монтажът на дадена машина реално изискват шест месеца, не е разумно в проекта да бъдат планирани два само за да изглежда изпълнението по-бързо.
7. Бюджет на проекта
Следва финансовият израз на инвестиционното намерение.
Бюджетът показва:
какви разходи се планират и каква е тяхната стойност.
Но една цифра сама по себе си не е достатъчна.
Разходите трябва да бъдат:
допустими по процедурата;
свързани с проектните дейности;
необходими за постигане на резултатите;
определени съгласно приложимите правила;
обосновани по начина, който процедурата изисква.
Официалните методики изрично проверяват връзката между бюджета и дейностите, както и необходимостта на разходите за постигане на резултатите.
Това означава, че бюджетът не е отделна таблица в края на проекта.
Той трябва да бъде финансовото отражение на описаните дейности.
8. Как се определя стойността на оборудването?
При проекти за предприятия често значителна част от бюджета се формира от:
машини;
производствени линии;
оборудване;
софтуер;
технологични системи;
други активи.
Тогава възниква въпросът:
„Как доказваме, че заложената цена е реалистична?“
Отговорът не трябва да бъде универсалното:
„Винаги са необходими три оферти.“
Изискванията се проверяват по конкретната процедура.
Има процедури, при които офертите са изрично използвани като източник за оценка на реалистичността на разходите за активи и съпоставимостта им с пазарните цени.
При други могат да бъдат приложими различни правила за определяне или доказване на прогнозната стойност.
Затова правилният въпрос е:
„Как тази процедура изисква да обосновем конкретния разход?“
А не:
„Колко оферти принципно трябват за европроект?“
На този въпрос ще отговорим подробно в отделната статия от днешната серия.
9. Технически характеристики на оборудването
Когато проектът включва машина или оборудване, трябва да бъде ясно какво точно е необходимо на предприятието.
Това не означава непременно да бъде посочен конкретен производител и модел.
Техническото описание трябва да произтича от реалната производствена необходимост.
Например могат да бъдат релевантни:
производителност;
капацитет;
работен диапазон;
размери;
мощност;
точност;
функционалности;
съвместимост със съществуващо оборудване;
други съществени технически параметри.
Но параметрите трябва да са логически обвързани с проекта.
Ако предприятието твърди, че има нужда от определен капацитет, трябва да може да обясни защо именно този капацитет е необходим.
Тук идва значението на техническата спецификация – третата тема, която ще разгледаме днес.
10. Индикатори и измерими резултати
Европейският проект не приключва с покупката.
Трябва да бъде показано какво ще бъде постигнато.
В зависимост от процедурата това може да се измерва чрез конкретни индикатори.
Официалните методики проверяват дали приложимите индикатори са включени, дали са количествено определени и дали целевите им стойности съответстват на останалата информация във формуляра.
Това означава, че не е достатъчно да напишем:
„Инвестицията ще подобри дейността на предприятието.“
Трябва да бъде ясно:
Какво точно ще се промени?
Как ще бъде измерено?
Каква целева стойност е поета, когато процедурата изисква такава?
И най-важното:
Може ли предприятието реално да постигне този резултат?
11. Източници на финансиране
Безвъзмездната помощ обикновено не трябва да се разглежда изолирано от общото финансиране на проекта.
Когато е приложимо собствено участие, предприятието трябва да планира как ще го осигури.
Освен това при изпълнението могат да възникнат:
недопустими разходи;
ДДС, когато не е допустим за финансиране;
разходи над одобрената стойност;
необходимост от оборотно или мостово финансиране;
други плащания, които не се покриват непосредствено от безвъзмездната помощ.
Следователно финансовият план трябва да отговори не само на:
„Колко грант искаме?“
а и:
„Как ще финансираме целия проект?“
12. Декларации
Проектното предложение може да включва и различни декларации.
Тяхното съдържание зависи от конкретната процедура.
Те могат да засягат например:
обстоятелства относно кандидата;
държавни и минимални помощи;
липса на двойно финансиране;
свързани предприятия;
конфликт на интереси;
други изисквани обстоятелства.
Официални оценителни таблици показват например проверка чрез електронна декларация дали кандидатът не е получил публично финансиране за възстановяване на същите разходи.
Затова декларациите не са „формалните приложения накрая“.
С подписването им кандидатът потвърждава конкретни обстоятелства и те трябва да бъдат проверени предварително.
13. Приложения към проектното предложение
Това е частта, която варира най-силно между различните процедури.
Могат да бъдат изискани например:
оферти;
технически спецификации;
финансови обосновки;
декларации;
документи за собственост или право на ползване;
разрешителни;
счетоводни документи;
документи, доказващи определени критерии;
други приложения.
Затова не съществува универсален:
„пълен комплект документи за европроект“.
Съществува пълен комплект документи за конкретната процедура и конкретния кандидат.
Най-важното е връзката между отделните части
Един от най-сериозните проблеми при подготовката възниква, когато различните секции са попълнени правилно поотделно, но си противоречат една на друга.
Например:
В описанието се твърди, че е необходима производителност от 100 единици на час.
В техническата спецификация машината е с 200.
В офертата – с 250.
В бюджета е използвана друга конфигурация.
В очакваните резултати е заложен капацитет, който не съответства на нито една от тях.
Тогава проектът няма една ясна инвестиционна логика.
Затова добрият проект трябва да следва последователността:
необходимост → цел → дейност → техническо решение → разход → резултат → индикатор.
И официалните критерии потвърждават точно тази необходимост от съгласуваност: проверяват се връзката между цели, дейности и резултати, както и съответствието между дейности, бюджет и индикатори.
Условен пример: предприятие купува нова производствена машина
Да приемем, че производствено предприятие иска да закупи нов автоматизиран обработващ център.
Слабият вариант на проекта би изглеждал така:
„Предприятието желае да закупи нов обработващ център на стойност 400 000 лв., с който ще модернизира производството си.“
Това не дава достатъчно ясна логика.
По-добре структурираният проект трябва да отговори последователно:
Настоящо състояние:
Как се извършва операцията в момента?
Проблем:
Какво ограничение има настоящият процес?
Необходимост:
Защо е необходима нова машина?
Техническо решение:
Какви функционалности и параметри трябва да притежава?
Дейност:
Как ще бъде придобита, доставена и въведена в експлоатация?
Бюджет:
Как е определена прогнозната стойност?
Резултат:
Какво измеримо подобрение ще настъпи?
Цел:
Как този резултат допринася за целите на конкретната процедура?
Това вече е проектна логика.
Най-честата грешка: проектът започва от машината
Предприятието вече е избрало машина.
Има оферта.
Знае цената.
И тогава започва да търси как да я „вкара“ в европейска програма.
Този подход може да създаде проблем.
Правилната последователност е:
1. Каква е необходимостта на предприятието?
2. Съответства ли тя на целите на процедурата?
3. Каква инвестиция решава тази необходимост?
4. Какви технически параметри са обосновани?
5. Допустим ли е разходът?
6. Как се определя и доказва неговата стойност?
7. Какъв резултат ще бъде постигнат?
Тогава машината е средство за постигане на целта, а не самата цел на проекта.
Какво трябва да проверите преди подаване?
Преди окончателното подаване на проектното предложение трябва да бъде направена цялостна проверка:
- Допустим ли е кандидатът?
- Допустима ли е инвестицията?
- Ясно ли е описана необходимостта?
- Съответстват ли целите на процедурата?
- Свързани ли са целите, дейностите и резултатите?
- Реалистичен ли е планът за изпълнение?
- Допустими и обосновани ли са разходите?
- Съответстват ли техническите параметри на реалната необходимост?
- Съвпадат ли данните в описанието, спецификацията, офертите и бюджета?
- Правилно ли са определени индикаторите?
- Осигурено ли е необходимото собствено финансиране?
- Представени ли са всички задължителни приложения?
- Проверени ли са декларациите преди подписване?
Едва след тази проверка проектът трябва да бъде разглеждан като готов за подаване.
Проектното предложение е система, а не сбор от документи
Това е най-важният практически извод.
Едно проектно предложение не е:
формуляр + оферта + бюджет + няколко приложения.
То трябва да представлява една последователна система:
ПРОБЛЕМ / НЕОБХОДИМОСТ
↓
ИНВЕСТИЦИОННО НАМЕРЕНИЕ
↓
ЦЕЛ
↓
ДЕЙНОСТИ
↓
ТЕХНИЧЕСКО РЕШЕНИЕ
↓
БЮДЖЕТ И ФИНАНСИРАНЕ
↓
РЕЗУЛТАТИ
↓
ИНДИКАТОРИ
Когато една от тези връзки липсва, проектът може да изглежда административно попълнен, но да не бъде достатъчно добре обоснован.
Най-важният извод
Доброто проектно предложение трябва да позволява на човек, който не познава предприятието, да разбере защо инвестицията е необходима, как ще бъде реализирана, колко ще струва и какъв измерим резултат ще постигне.
Затова подготовката му не трябва да започва с попълване на отделни полета в ИСУН.
Тя трябва да започне с изграждането на ясна инвестиционна логика:
Какво е състоянието сега?
Какво трябва да се промени?
Защо?
С каква инвестиция?
На каква стойност?
Как ще бъде изпълнена?
Какъв ще бъде резултатът?
След това тази логика се адаптира към конкретните полета, критерии, бюджетни правила и приложения на съответната процедура.
Именно затова две предприятия, които искат да закупят сходна машина, могат да имат съвсем различни проектни предложения.
Машината може да е една и съща. Обосновката на необходимостта, производственият процес, целите, резултатите и финансовата логика са специфични за всяко предприятие.
Подготвяте проектно предложение за европейско финансиране?
Екипът на Централна Консултантска Компания (ЦКК) може да извърши предварителен анализ на предприятието и инвестиционното намерение, както и да структурира проектното предложение спрямо изискванията на конкретната процедура.
За първоначален анализ подгответе:
ЕИК на предприятието;
основен КИД;
място на инвестицията;
кратко описание на дейността;
какво планирате да закупите или изградите;
какъв проблем трябва да реши инвестицията;
ориентировъчна стойност.
ЦКК – от идеята до успешната инвестиция.
cccinfo.bg